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INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA S/S LTDA-ME

INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED Os sistemas de gerenciamento eletrônico trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento . Eficiente e de rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens para a - Ciência que trata dos Arquivos . Gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área. Em particular, busca-se, através da análise de alguns produtos para gerenciamento eletrônico de documentos atualmente disponíveis no mercado, confrontar as tecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação. Segundo Baldam ,o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos. Estes sistemas implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos, condição básica para a circulação eficaz da informação. Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos para a empresa, como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre empresas, minimização de perda e extravio de documentos, entre outros. Tais vantagens tornam-se fundamentais à medida que as organizações pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva a informação certa à pessoa certa no momento certo. Ainda citando Baldam , as vantagens de utilização de um ambiente GED são as seguintes: Para os usuários • Redução do tempo de processamento e manuseio do papel; • Aumento de satisfação do usuário; • Incremento à produtividade; • Melhoria da satisfação com o trabalho; • Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação; • Melhoria da qualidade do trabalho; • Alta velocidade e precisão na localização de documentos; • Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas. Para a gestão documental • Melhor controle dos documentos; • Redução do espaço físico de armazenagem; • Facilidade de implementar temporalidade documental; • Minimização de perda e extravio de documentos. Para a redução e proteção de investimentos • Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos; • Proteção do patrimônio; • Eliminação de retornos; • Proteção contra processos; • Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais; • Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo. 4 OBJETIVOS 4.1 Objetivo Geral Gerenciar física e eletronicamente a documentação produzida no âmbito da Instituto Martins, visando à efetiva disponibilização da informação documental para que esta possa ser utilizada de forma enriquecedora pelo usuário. 4.2 Objetivos Específicos . Suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e tomada de decisão; . implantar o gerenciamento eletrônico de documentos; . digitalizar documentos acadêmicos, administrativos e históricos; . viabilizar a avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os fins para os quais foram criados; . treinar os responsáveis pelo arquivamento e disponibilização das informações nos setores. 5 METODOLOGIA Implantar e implementar o Programa de Gestão Documental assegura a qualidade dos serviços de arquivamento e, por conseqüência, maior segurança no momento de gerenciá-los, utilizando-se como instrumento de trabalho um gerenciador eletrônico de documentos. Dessa forma, será possível: . Identificar os documentos gerados e recebidos que, necessariamente, sejam arquivados; . Converter em arquivos digitais o legado e os documentos produzidos em suporte papel diariamente; . Proporcionar acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais; . Aumentar a produtividade; . Elevar o tempo de resposta para localização da informação ao usuário interno e ao cliente; . Fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. 6 ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO A administração de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não se resume apenas a rotinas de backup, mas também à implementação de mecanismos de segurança e controle de acesso como: cadastramento de usuários, controle de usuários desligados, controle de grupos, níveis de acesso, utilização de recursos, manutenção de índices, definição dos procedimentos da rotina operacional do sistema e integração do GED com outros sistemas, controle estatístico de utilização e alocação de recursos. A grande maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é complexa, entretanto pode ser de utilização e gerenciamento fácil, desde que a indexação suporte a definição dos atributos que identificam cada tipo documental (série) e seu formato. Sua estrutura deve ser de fácil entendimento, e a criação de telas de entrada deve atender às necessidades do usuário administrador do sistema de forma rápida e eficaz. A pesquisa à imagem indexada é o principal elemento de um sistema de GED, possibilitando a busca rápida e precisa dos documentos armazenados no servidor. Quanto ao fluxo das imagens na rede local, a Solução deve considerar e garantir aspectos como: sigilo, segurança, caminhos, autorizações, níveis e tipo de autorizações, anotações e associação a outros documentos. Quanto às estratégias de implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, tem-se: 1º Passo Analisar processos, identificando as atividades que geram documentos passíveis de guarda; 2º Passo Avaliar os usos da informação. 3º Passo Estruturar os arquivos físicos para a conversão em arquivo digital. 4º Passo Escolher a Solução para criar o arquivo digital a partir da estruturação dos documentos no software de GED. Entre as tecnologias disponíveis, o Software Nêutron foi o escolhido, por ser uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos, cujo módulo de integração é capaz de receber uma requisição de qualquer outro software respondendo com as imagens deste. Além disso, disponibiliza as imagens via software principal 5º Passo Integrar o software de GED ao software principal da área de interesse. 6º Passo Preparar a documentação para a captura das imagens (avaliação, seleção e higienização). 7º Passo Capturar as imagens, armazenando-as e indexando-as no software escolhido. 8º Passo Disponibilizar documentos e informações nos sistemas que servem aos processos de origem à comunidade acadêmica. 6 LEGISLAÇÃO As empresas e/ou instituições têm como objetivo criar riquezas e controlar os custos. Mas para que isso aconteça, é preciso buscar informações, estar sempre à procura de ferramentas que as habilitem a administrar com maior eficiência e precisão. O importante não são as ferramentas. São os conceitos por trás delas. Convertem o que sempre foi considerado como técnicas discretas, que devem ser usadas isoladamente em finalidades não-relacionadas, em um sistema integrado de informação. Esse sistema então possibilita que se façam o diagnóstico e a estratégia da empresa e que se tomem as decisões empresariais . O problema, contudo, não consiste em saber se organizar para tomar as decisões e, sim, em como tratar as informações. Pois, com o avanço da tecnologia e com a revolução informacional, as empresas precisam analisar o que é realmente viável para o seu aprimoramento e o que não fará diferença para o seu crescimento. A revolução informacional envolve também a produção material, na qual os operadores estão cada vez mais implicados nas atividades de formação, de articulação e, atualmente, de gestão. Para administrar uma empresa, deve-se respeitar a legislação vigente, principalmente nos setores onde é produzido o maior volume documental, como nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos. , Com base nas referências legais da República Federativa do Brasil sobre a legislação arquivística em vigor, em que se determina a guarda e o descarte institucional­ legal no âmbito empresarial, apresenta-se a legislação vigente, que torna legal a implementação do Programa de GED .
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EMPRESA INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA


 CIDO – Gestão Empresarial Instituto Martins De Arquivologia, é uma empresa de 49 anos no mercado, mas que desde seu início teve como sua principal preocupação estruturar-se para ser uma provedora de soluções na área de gestão documental.


2 – ATIVIDADES EXECUTADAS


Gestão Documental


A Lei nº 8.159/1991: Considera “gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.


Portanto, é a metodologia que oferece condições necessárias para uma correta avaliação da documentação da empresa, sempre de acordo com as suas reais necessidades.


Objetivos Garantir a guarda ordenada de documentos. Conservar os documentos necessários dentro do prazo estipulado por lei e pela empresa. Acessar rapidamente as informações Racionalizar arquivos.


 2.1.3 Estrutura


a) Tabela de Temporalidade Documental


 b) Taxonomia


c) Fluxo Documental por processo / área


d) Manuais de Procedimento


e) Tabela de Temporalidade Documental: Ferramenta elaborada para cada empresa com o intuito de indicar o destino do documento dentro da instituição; defini para qual arquivo o documento deverá ser enviado e, principalmente, o prazo de retenção conforme legislação vigente.


 Instituto martins De Arquivologia


 utiliza Levantamento do arquivo Levantamento das Tipologias Documentais . Identificação dos proprietários. Avaliação prazos prescricionais Legislação Benefícios Padronizar tipologia documental Racionalizar espaço físico Preservar memória técnico-científica Definir responsabilidade de arquivamento Racionalizar custos de armazenagem Agilizar a recuperação da informação Apresentar a relação documental existente na empresa.


 b) Taxonomia: É um ramo da Teoria da Informação ou Ciência da Informação que incorporou novos conceitos e processos com a Tecnologia da Informação . É uma lista crescente de conceitos e categorias segundo os quais se organizam os conteúdos empresariais.


Metodologia utilizada


 Utilizando taxonomias pré-existentes no mercado. Seguindo o macrofluxo do processo empresarial utilizando um processo de negócio estratégico para a organização. Focando em bancos de dados pré-existentes na organização .


Benefícios


Velocidade de recuperação da informação Baixa revocação com alta precisão Confiabilidade/credibilidade na base de dados corporativa.


 Processo indutivo gerando


 conhecimentoCompartilhamento do capital intelectual


c) Fluxo Documental: Ferramenta que representa graficamente a trajetória de um documento, segundo sua fonte de origem, funcionamento, distribuição e destino final. Desta forma visamos facilitar a visualização do percurso de um papel dentro da instituição, além de indicar os problemas existentes e quais serão as correções necessárias. Essa apresentação contribui significativamente para a padronização e racionalização do trabalho.


. 2.2.1 Conceito Arranjar, ordenar e preparar os documentos para sua rápida recuperação


Metodologia utilizada Aplicação da TTD – Tabela de Temporalidade Documental no material à ser trabalhado triagem e expurgo de documentos. Reorganização dos documentos que deverão permanecer em arquivo ativo/intermediário/inativo BenefíciosPadronização da guarda do documento . Padronização do material a ser utilizado para guardaRecuperação rápida da informação3 –


PROJETOS ESPECIAIS


 Elaboramos projetos na área de documentação de acordo com as necessidades de cada empresa, envolvendo :


3.1 - Diagnóstico situacional


 3.1.1 Conceito realização do levantamento detalhado da situação atual da área documental da empresa, para que, baseado em dados concretos, sugerirmos melhorias a serem aplicadas.


3.1.2 BenefíciosAperfeiçoar o trâmite documental dentro da empresa padronizar o arquivo para que todos falem a mesma linguagem.


 Tornar o arquivo um centro de informação eficiente Aplicar a mídia correta para a guarda e pesquisa dos documentos. Manter o espaço adequado de acordo com o volume de cada mídia para sua custódia.


 3.2 – Microfilmagem


3.2.1 Conceito técnica desenvolvida para minimizar qualquer tipo de arquivo e dinamizar o processo de recuperação da informação, visando a localização imediata do documento necessário.


Essa técnica se desenvolve baseada em um planejamento organizacional perfeito de circulação, tempo de vida e forma de arquivo de documentos. A microfilmagem é usada visando:


3.2.2 Benefícios segurança da guarda de informação redução de espaço ordenamento dos arquivos preservação do histórico da empresa.


 3.2.3 Fases para Implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivo tipos e quantidade de documentos estado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada.


 3.2.4 Fases da Execução preparação da Documentação microfilmagem propriamente dita processamento controle de qualidade duplicação.


3.3 – Digitalização


3.3.1 ConceitoTécnica utilizada para converter e processar documentos em papel e/ou cópias de microfilme, que necessitam ser muito pesquisados durante um certo tempo de sua vida e que são acessados por vários setores ao mesmo tempo, para dados digitais computadorizados.


 Geralmente essa técnica é aplicada ( assim como a microfilmagem ) após uma análise do fluxo dos documentos e da realização de um planejamento para o setor documental da empresa. BenefícioLocalização rápidaVelocidade de transmissãoIntegração com outros sistemasDocumentos sempre disponíveisSegurança de acesso.


3.3.3 Fases para implantação levantamento de dados análise dos tipos de arquivoTipos e quantidade de documentosEstado físico dos documentos estudo da indexação a ser implantada manutenção do sistema. Fases da Execução Preparação da documentação Digitalização Inspeção Indexação Controle de qualidade duplicação


3.4 – Custódia possuímos parceiros que realizam guarda de documentos, em galpões destinados para esse fim dentro de todas as normas estabelecidas para esse segmento, caso esse seja o destino a ser dado aos documentos após estudo e análise realizado com o cliente.


 3.5- Resgate da Memória histórica implantamos Centros de Memória, visando a guarda dos documentos que demonstram a evolução e a trajetória das empresas no mercado nacional.


 3.6 - Consultoria para o desenvolvimento de novas soluçõesEstudamos novas soluções para área documental, de acordo com as necessidades do cliente, e utilizando as tecnologias necessárias existentes no mercado.


 4 – GESTÃO DE PESSOAS


 Consiste na alocação de mão de obra e seu treinamento, na empresa cliente, de pessoas responsáveis pela organização de documentos físicos visando seu tratamento, manutenção, empréstimos e outras atividades determinadas e descritas nas normas e procedimentos realizada por nossa empresa e aprovada pelo cliente.


 Esta sugestão, possui a intenção de indicar que as empresas podem se despreocupar com a questão documental e que voltem realmente sua atenção aos seus interesses de negócio fim, deixando esse setor aos cuidados de quem cuida desse ramo de atividade.


 5 – PROJETOS DE INSTALAÇÃO


Nossa empresa ainda oferece consultoria e elaboração de layout das instalações de armazenagem, caso os documentos sejam mantidos em infra-estrutura própria, detectando as necessidades de Readequação de áreas ou Construção de novas instalações.


6 - LOGÍSTICA


 Executamos, visando as necessidades da empresa, o planejamento e organização na área de materiais (almoxarifado) otimizando o fator custo/benefício. Instituto Martins Arquivologia


 


inst.arquivologia@ig.com.br