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INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA S/S LTDA-ME

INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS
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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED Os sistemas de gerenciamento eletrônico trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento . Eficiente e de rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens para a - Ciência que trata dos Arquivos . Gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área. Em particular, busca-se, através da análise de alguns produtos para gerenciamento eletrônico de documentos atualmente disponíveis no mercado, confrontar as tecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação. Segundo Baldam ,o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos. Estes sistemas implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos, condição básica para a circulação eficaz da informação. Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos para a empresa, como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre empresas, minimização de perda e extravio de documentos, entre outros. Tais vantagens tornam-se fundamentais à medida que as organizações pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva a informação certa à pessoa certa no momento certo. Ainda citando Baldam , as vantagens de utilização de um ambiente GED são as seguintes: Para os usuários • Redução do tempo de processamento e manuseio do papel; • Aumento de satisfação do usuário; • Incremento à produtividade; • Melhoria da satisfação com o trabalho; • Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação; • Melhoria da qualidade do trabalho; • Alta velocidade e precisão na localização de documentos; • Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas. Para a gestão documental • Melhor controle dos documentos; • Redução do espaço físico de armazenagem; • Facilidade de implementar temporalidade documental; • Minimização de perda e extravio de documentos. Para a redução e proteção de investimentos • Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos; • Proteção do patrimônio; • Eliminação de retornos; • Proteção contra processos; • Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais; • Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo. 4 OBJETIVOS 4.1 Objetivo Geral Gerenciar física e eletronicamente a documentação produzida no âmbito da Instituto Martins, visando à efetiva disponibilização da informação documental para que esta possa ser utilizada de forma enriquecedora pelo usuário. 4.2 Objetivos Específicos . Suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e tomada de decisão; . implantar o gerenciamento eletrônico de documentos; . digitalizar documentos acadêmicos, administrativos e históricos; . viabilizar a avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os fins para os quais foram criados; . treinar os responsáveis pelo arquivamento e disponibilização das informações nos setores. 5 METODOLOGIA Implantar e implementar o Programa de Gestão Documental assegura a qualidade dos serviços de arquivamento e, por conseqüência, maior segurança no momento de gerenciá-los, utilizando-se como instrumento de trabalho um gerenciador eletrônico de documentos. Dessa forma, será possível: . Identificar os documentos gerados e recebidos que, necessariamente, sejam arquivados; . Converter em arquivos digitais o legado e os documentos produzidos em suporte papel diariamente; . Proporcionar acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais; . Aumentar a produtividade; . Elevar o tempo de resposta para localização da informação ao usuário interno e ao cliente; . Fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel. 6 ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO A administração de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não se resume apenas a rotinas de backup, mas também à implementação de mecanismos de segurança e controle de acesso como: cadastramento de usuários, controle de usuários desligados, controle de grupos, níveis de acesso, utilização de recursos, manutenção de índices, definição dos procedimentos da rotina operacional do sistema e integração do GED com outros sistemas, controle estatístico de utilização e alocação de recursos. A grande maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é complexa, entretanto pode ser de utilização e gerenciamento fácil, desde que a indexação suporte a definição dos atributos que identificam cada tipo documental (série) e seu formato. Sua estrutura deve ser de fácil entendimento, e a criação de telas de entrada deve atender às necessidades do usuário administrador do sistema de forma rápida e eficaz. A pesquisa à imagem indexada é o principal elemento de um sistema de GED, possibilitando a busca rápida e precisa dos documentos armazenados no servidor. Quanto ao fluxo das imagens na rede local, a Solução deve considerar e garantir aspectos como: sigilo, segurança, caminhos, autorizações, níveis e tipo de autorizações, anotações e associação a outros documentos. Quanto às estratégias de implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, tem-se: 1º Passo Analisar processos, identificando as atividades que geram documentos passíveis de guarda; 2º Passo Avaliar os usos da informação. 3º Passo Estruturar os arquivos físicos para a conversão em arquivo digital. 4º Passo Escolher a Solução para criar o arquivo digital a partir da estruturação dos documentos no software de GED. Entre as tecnologias disponíveis, o Software Nêutron foi o escolhido, por ser uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos, cujo módulo de integração é capaz de receber uma requisição de qualquer outro software respondendo com as imagens deste. Além disso, disponibiliza as imagens via software principal 5º Passo Integrar o software de GED ao software principal da área de interesse. 6º Passo Preparar a documentação para a captura das imagens (avaliação, seleção e higienização). 7º Passo Capturar as imagens, armazenando-as e indexando-as no software escolhido. 8º Passo Disponibilizar documentos e informações nos sistemas que servem aos processos de origem à comunidade acadêmica. 6 LEGISLAÇÃO As empresas e/ou instituições têm como objetivo criar riquezas e controlar os custos. Mas para que isso aconteça, é preciso buscar informações, estar sempre à procura de ferramentas que as habilitem a administrar com maior eficiência e precisão. O importante não são as ferramentas. São os conceitos por trás delas. Convertem o que sempre foi considerado como técnicas discretas, que devem ser usadas isoladamente em finalidades não-relacionadas, em um sistema integrado de informação. Esse sistema então possibilita que se façam o diagnóstico e a estratégia da empresa e que se tomem as decisões empresariais . O problema, contudo, não consiste em saber se organizar para tomar as decisões e, sim, em como tratar as informações. Pois, com o avanço da tecnologia e com a revolução informacional, as empresas precisam analisar o que é realmente viável para o seu aprimoramento e o que não fará diferença para o seu crescimento. A revolução informacional envolve também a produção material, na qual os operadores estão cada vez mais implicados nas atividades de formação, de articulação e, atualmente, de gestão. Para administrar uma empresa, deve-se respeitar a legislação vigente, principalmente nos setores onde é produzido o maior volume documental, como nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos. , Com base nas referências legais da República Federativa do Brasil sobre a legislação arquivística em vigor, em que se determina a guarda e o descarte institucional­ legal no âmbito empresarial, apresenta-se a legislação vigente, que torna legal a implementação do Programa de GED .
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GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS

GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED


 


Os sistemas de gerenciamento eletrônico trabalham com documentos em formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento . Eficiente e de rápido acesso às informações.


Ao oferecer tais vantagens para a - Ciência que trata dos Arquivos . Gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da comunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área.


Em particular, busca-se, através da análise de alguns produtos para gerenciamento eletrônico de documentos atualmente disponíveis no mercado, confrontar as tecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação. Segundo Baldam ,o Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação documental durante o seu ciclo de vida. O GED armazena, localiza e recupera informações existentes em documentos e dados eletrônicos.


Estes sistemas implementam categorização de documentos, tabelas de temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos, condição básica para a circulação eficaz da informação.


Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz resultados significativos para a empresa, como redução de espaço físico, alta velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior agilidade nas transações entre empresas, minimização de perda e extravio de documentos, entre outros. Tais vantagens tornam-se fundamentais à medida que as organizações pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva a informação certa à pessoa certa no momento certo. Ainda citando Baldam , as vantagens de utilização de um ambiente GED são as seguintes:


 Para os usuários



  • • Redução do tempo de processamento e manuseio do papel;

  • • Aumento de satisfação do usuário;

  • • Incremento à produtividade;

  •  • Melhoria da satisfação com o trabalho;

  • • Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação;

  • • Melhoria da qualidade do trabalho;

  • • Alta velocidade e precisão na localização de documentos;

  • • Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e instantâneas.

  •  Para a gestão documental

  • • Melhor controle dos documentos;

  • • Redução do espaço físico de armazenagem;

  •  • Facilidade de implementar temporalidade documental;

  • • Minimização de perda e extravio de documentos. Para a redução e proteção de investimentos

  •  • Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos;

  • • Proteção do patrimônio;

  •  • Eliminação de retornos;

  • • Proteção contra processos;

  • • Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais;

  • • Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo.


4 OBJETIVOS


4.1 Objetivo Geral


Gerenciar física e eletronicamente a documentação produzida no âmbito da Instituto Martins, visando à efetiva disponibilização da informação documental para que esta possa ser utilizada de forma enriquecedora pelo usuário.


 4.2 Objetivos Específicos .


Suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e tomada de decisão;



  •  . implantar o gerenciamento eletrônico de documentos;

  • . digitalizar documentos acadêmicos, administrativos e históricos;

  •  . viabilizar a avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os fins para os quais foram criados;

  • . treinar os responsáveis pelo arquivamento e disponibilização das informações nos setores.


5 METODOLOGIA


 Implantar e implementar o Programa de Gestão Documental assegura a qualidade dos serviços de arquivamento e, por conseqüência, maior segurança no momento de gerenciá-los, utilizando-se como instrumento de trabalho um gerenciador eletrônico de documentos.


Dessa forma, será possível:



  • . Identificar os documentos gerados e recebidos que, necessariamente, sejam arquivados;

  • . Converter em arquivos digitais o legado e os documentos produzidos em suporte papel diariamente;

  • . Proporcionar acesso rápido às informações e às imagens dos documentos originais;

  • . Aumentar a produtividade;

  •  . Elevar o tempo de resposta para localização da informação ao usuário interno e ao cliente;

  • . Fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel.


 6 ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO


A administração de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos não se resume apenas a rotinas de backup, mas também à implementação de mecanismos de segurança e controle de acesso como:


cadastramento de usuários, controle de usuários desligados, controle de grupos, níveis de acesso, utilização de recursos, manutenção de índices, definição dos procedimentos da rotina operacional do sistema e integração do GED com outros sistemas, controle estatístico de utilização e alocação de recursos.


A grande maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é complexa, entretanto pode ser de utilização e gerenciamento fácil, desde que a indexação suporte a definição dos atributos que identificam cada tipo documental (série) e seu formato.


Sua estrutura deve ser de fácil entendimento, e a criação de telas de entrada deve atender às necessidades do usuário administrador do sistema de forma rápida e eficaz. A pesquisa à imagem indexada é o principal elemento de um sistema de GED, possibilitando a busca rápida e precisa dos documentos armazenados no servidor.


Quanto ao fluxo das imagens na rede local, a Solução deve considerar e garantir aspectos como:


sigilo, segurança, caminhos, autorizações, níveis e tipo de autorizações, anotações e associação a outros documentos. Quanto às estratégias de implementação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, tem-se:


1º Passo Analisar processos, identificando as atividades que geram documentos passíveis de guarda;


 2º Passo Avaliar os usos da informação.


3º Passo Estruturar os arquivos físicos para a conversão em arquivo digital.


 4º Passo Escolher a Solução para criar o arquivo digital a partir da estruturação dos documentos no software de GED. Entre as tecnologias disponíveis, o Software Nêutron foi o escolhido, por ser uma solução de gerenciamento eletrônico de documentos, cujo módulo de integração é capaz de receber uma requisição de qualquer outro software respondendo com as imagens deste. Além disso, disponibiliza as imagens via software principal


5º Passo Integrar o software de GED ao software principal da área de interesse.


6º Passo Preparar a documentação para a captura das imagens (avaliação, seleção e higienização).


7º Passo Capturar as imagens, armazenando-as e indexando-as no software escolhido.


8º Passo Disponibilizar documentos e informações nos sistemas que servem aos processos de origem à comunidade acadêmica.


6 LEGISLAÇÃO


 As empresas e/ou instituições têm como objetivo criar riquezas e controlar os custos. Mas para que isso aconteça, é preciso buscar informações, estar sempre à procura de ferramentas que as habilitem a administrar com maior eficiência e precisão. O importante não são as ferramentas.


 São os conceitos por trás delas.


Convertem o que sempre foi considerado como técnicas discretas, que devem ser usadas isoladamente em finalidades não-relacionadas, em um sistema integrado de informação. Esse sistema então possibilita que se façam o diagnóstico e a estratégia da empresa e que se tomem as decisões empresariais .


 O problema, contudo, não consiste em saber se organizar para tomar as decisões e, sim, em como tratar as informações. Pois, com o avanço da tecnologia e com a revolução informacional, as empresas precisam analisar o que é realmente viável para o seu aprimoramento e o que não fará diferença para o seu crescimento.


A revolução informacional envolve também a produção material, na qual os operadores estão cada vez mais implicados nas atividades de formação, de articulação e, atualmente, de gestão. Para administrar uma empresa, deve-se respeitar a legislação vigente, principalmente nos setores onde é produzido o maior volume documental, como nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos. , Com base nas referências legais da República Federativa do Brasil sobre a legislação arquivística em vigor, em que se determina a guarda e o descarte institucional­ legal no âmbito empresarial, apresenta-se a legislação vigente, que torna legal a implementação do Programa de GED .