GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS – GED
Os sistemas de gerenciamento eletrônico trabalham com documentos em
formatos tradicionais, digitalizados ou criados em meio digital, gerenciando-os
durante todo o seu ciclo vital e implementando soluções para armazenamento .
Eficiente e de rápido acesso às informações. Ao oferecer tais vantagens para a - Ciência que trata dos Arquivos .
Gestão de documentos, o GED tem despertado um interesse crescente por parte da
comunidade de Ciência da Informação, transformando as práticas e alimentando
discussões sobre os princípios que norteiam o trabalho do profissional da área.
Em particular, busca-se, através da análise de alguns produtos para gerenciamento
eletrônico de documentos atualmente disponíveis no mercado, confrontar as
tecnologias com os princípios arquivísticos de tratamento da informação.
Segundo Baldam ,o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos é um conjunto de tecnologias que permitem gerenciar a informação
documental durante o seu ciclo de vida.
O GED armazena, localiza e recupera
informações existentes em documentos e dados eletrônicos.
Estes sistemas implementam categorização de documentos, tabelas de
temporalidade e níveis de segurança, integrando de forma eficiente os mundos
analógico e digital, e garantindo o rápido acesso aos documentos, condição básica
para a circulação eficaz da informação.
Gerenciar documentos de forma eletrônica é uma solução que traz
resultados significativos para a empresa, como redução de espaço físico, alta
velocidade e precisão na localização de documentos, controle documental, maior
agilidade nas transações entre empresas, minimização de perda e extravio de
documentos, entre outros.
Tais vantagens tornam-se fundamentais à medida que as
organizações pretendem se manter na liderança. A tecnologia de GED leva a
informação certa à pessoa certa no momento certo.
Ainda citando Baldam , as vantagens de utilização de um
ambiente GED são as seguintes:
Para os usuários
Redução do tempo de processamento e manuseio do papel;
Aumento de satisfação do usuário;
Incremento à produtividade;
Melhoria da satisfação com o trabalho;
Acesso imediato e multiusuário a qualquer informação;
Melhoria da qualidade do trabalho;
Alta velocidade e precisão na localização de documentos;
Melhor atendimento ao cliente por proporcionar respostas mais precisas e
instantâneas.
Para a gestão documental
Melhor controle dos documentos;
Redução do espaço físico de armazenagem;
Facilidade de implementar temporalidade documental;
Minimização de perda e extravio de documentos.
Para a redução e proteção de investimentos
Redução de custos com novos escritórios/depósitos/equipamentos;
Proteção do patrimônio;
Eliminação de retornos;
Proteção contra processos;
Eliminação de fraudes, principalmente em agências governamentais;
Proteção contra catástrofes que poderiam danificar o acervo.
4 OBJETIVOS
4.1 Objetivo Geral
Gerenciar física e eletronicamente a documentação produzida no âmbito da
Instituto Martins, visando à efetiva disponibilização da informação documental para que esta
possa ser utilizada de forma enriquecedora pelo usuário.
4.2 Objetivos Específicos
. Suprir a instituição de todas as informações necessárias ao processo de análise e
tomada de decisão;
. implantar o gerenciamento eletrônico de documentos;
. digitalizar documentos acadêmicos, administrativos e históricos;
. viabilizar a avaliação e destinação dos documentos, uma vez cumpridos os fins
para os quais foram criados;
. treinar os responsáveis pelo arquivamento e disponibilização das informações nos
setores.
5 METODOLOGIA
Implantar e implementar o Programa de Gestão Documental assegura
a qualidade dos serviços de arquivamento e, por conseqüência, maior segurança no
momento de gerenciá-los, utilizando-se como instrumento de trabalho um
gerenciador eletrônico de documentos.
Dessa forma, será possível:
. Identificar os documentos gerados e recebidos que, necessariamente, sejam
arquivados;
. Converter em arquivos digitais o legado e os documentos produzidos em suporte
papel diariamente;
. Proporcionar acesso rápido às informações e às imagens dos documentos
originais;
. Aumentar a produtividade;
. Elevar o tempo de resposta para localização da informação ao usuário interno e ao
cliente;
. Fornecer contingência para imprevistos e deterioração do papel.
6 ESTRATÉGIAS DE IMPLEMENTAÇÃO
A administração de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
não se resume apenas a rotinas de backup, mas também à implementação de
mecanismos de segurança e controle de acesso como:
cadastramento de usuários,
controle de usuários desligados, controle de grupos, níveis de acesso, utilização de
recursos, manutenção de índices, definição dos procedimentos da rotina operacional
do sistema e integração do GED com outros sistemas, controle estatístico de
utilização e alocação de recursos.
A grande maioria dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos
é complexa, entretanto pode ser de utilização e gerenciamento fácil, desde que a
indexação suporte a definição dos atributos que identificam cada tipo documental (série) e seu formato.
Sua estrutura deve ser de fácil entendimento, e a criação de
telas de entrada deve atender às necessidades do usuário administrador do sistema
de forma rápida e eficaz.
A pesquisa à imagem indexada é o principal elemento de
um sistema de GED, possibilitando a busca rápida e precisa dos documentos
armazenados no servidor.
Quanto ao fluxo das imagens na rede local, a Solução
deve considerar e garantir aspectos como: sigilo, segurança, caminhos,
autorizações, níveis e tipo de autorizações, anotações e associação a outros
documentos.
Quanto às estratégias de implementação de um sistema de gerenciamento
eletrônico de documentos, tem-se:
1º Passo
Analisar processos, identificando as atividades que geram documentos passíveis de
guarda;
2º Passo
Avaliar os usos da informação.
3º Passo
Estruturar os arquivos físicos para a conversão em arquivo digital.
4º Passo
Escolher a Solução para criar o arquivo digital a partir da estruturação dos
documentos no software de GED. Entre as tecnologias disponíveis, o Software
Nêutron foi o escolhido, por ser uma solução de gerenciamento eletrônico de
documentos, cujo módulo de integração é capaz de receber uma requisição de
qualquer outro software respondendo com as imagens deste.
Além disso,
disponibiliza as imagens via software principal
5º Passo
Integrar o software de GED ao software principal da área de interesse.
6º Passo
Preparar a documentação para a captura das imagens (avaliação, seleção e
higienização).
7º Passo
Capturar as imagens, armazenando-as e indexando-as no software escolhido.
8º Passo
Disponibilizar documentos e informações nos sistemas que servem aos processos
de origem à comunidade acadêmica.
6 LEGISLAÇÃO
As empresas e/ou instituições têm como objetivo criar riquezas e
controlar os custos.
Mas para que isso aconteça, é preciso buscar informações,
estar sempre à procura de ferramentas que as habilitem a administrar com maior
eficiência e precisão.
O importante não são as ferramentas.
São os conceitos por trás delas.
Convertem o que sempre foi considerado como técnicas discretas, que
devem ser usadas isoladamente em finalidades não-relacionadas, em um
sistema integrado de informação.
Esse sistema então possibilita que se
façam o diagnóstico e a estratégia da empresa e que se tomem as
decisões empresariais .
O problema, contudo, não consiste em saber se organizar para tomar as
decisões e, sim, em como tratar as informações.
Pois, com o avanço da tecnologia e com a
revolução informacional, as empresas precisam analisar o que é realmente viável para o seu
aprimoramento e o que não fará diferença para o seu crescimento.
A revolução informacional envolve também a
produção material, na qual os operadores estão cada vez mais implicados nas atividades de
formação, de articulação e, atualmente, de gestão.
Para administrar uma empresa, deve-se respeitar a legislação vigente,
principalmente nos setores onde é produzido o maior volume documental, como nas áreas
administrativa, financeira e de recursos humanos.
,
Com base nas referências legais da República Federativa do Brasil sobre a
legislação arquivística em vigor, em que se determina a guarda e o descarte institucional
legal no âmbito empresarial, apresenta-se a legislação vigente, que torna legal a
implementação do Programa de GED .
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Sobre a Empresa
INSTITUTTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA LTDA-ME
C.I. DO-
Assessoria em gestão empresarial Criar sistema de informação adequado, com aplicação do direito, visando contribuir para a sustentabilidade de nossos clientes, contra onerosas penalidades advindas de fiscalização de diversos setores do Estado. Centro De informação Documental- CIDO
• Estabelecimento de ciclo de vida documental;
• Organização de Arquivo Ativo e Inativo;
• Suporte documental avançado, conforme legislação vigente e necessidade interna;
• Tabela de Temporalidade documental – TTD;
• Treinamento e orientação a equipe profissional da empresa, na organização e no encaminhamento de documentação ao arquivo inativo;
• Fluxo Documental por processo;
• Serviço compartilhado com aplicação de logística.
• Digitalização e Microfilmagem; Parceria Parceria com empresas de T.I No desenvolvimento de sistema de informação de acordo com a necessidade de cada empresa.
Área de Atuação
• Indústria
• Comércio
• Instituição Financeira
• Hospitais
• Órgãos Públicos Responsabilidade Social Missão:
Promover a Inclusão social através do oferecimento de cursos de capacitação aos cidadãos-beneficiários e inserção ao mercado de trabalho.
Responsabilidade Social Promove a inclusão social através do oferecimento de cursos de capacitação aos cidadãos- beneficiários e inserção ao mercado de trabalho.
HISTORIA O INSTITUTO MARTINS DE ARQUIVOLOGIA nasceu da experiência de seu fundador nos seus 49 anos na área de Arquivologia dentro de grande grupo empresarial.
Verificou-se que a documentação empresarial, além de atender o aspectos técnicos e administrativos, é requisitada por diversos ramos do direito.
Equipe Técnica Arquivista certificado com DRT e Bacharel em Direito
Profissionais com Bacharelado em Direito Profissional
técnico gestão documental
Inst.arquivologia@ig.com.br
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